Quanto tempo sua empresa perde para contratar um estagiário

Contratar um estagiário parece simples: abrir a vaga, receber currículos, fazer uma ou duas entrevistas e pronto. No entanto, quando o RH soma cada etapa, o tempo para contratar um estagiário costuma ser bem maior do que parecia.

Afinal, entre a definição da vaga e a assinatura do Termo de Compromisso, várias tarefas se acumulam. Por isso, este guia ajuda gestores e equipes de RH a medir onde esse tempo vai e mostra como reduzir cada etapa sem perder qualidade.

O tempo para contratar um estagiário que ninguém conta

Em geral, a conta começa tarde demais, só quando os currículos chegam. Mas o processo começa antes. Veja uma estimativa de horas de equipe para uma vaga, feita a partir de um processo típico sem apoio de plataforma:

• Definição da vaga: alinhar perfil, atividades e carga horária com o gestor leva de 2 a 4 horas.
• Divulgação: adaptar o texto para LinkedIn, site e outros canais e acompanhar cada um soma de 4 a 8 horas.
• Triagem: ler as candidaturas e separar quem atende aos critérios pode levar de 10 a 20 horas.
• Entrevistas e retornos: rodadas com RH e gestores, anotações e reagendamentos somam de 30 a 50 horas.
• Etapas finais: proposta, documentos e Termo de Compromisso tiram a equipe da rotina por mais algumas horas.

Somando só as quatro primeiras etapas, são de 46 a 82 horas de trabalho. Ou seja, basta multiplicar esse total pelo custo da hora das pessoas envolvidas para enxergar o custo interno de cada vaga.

Onde o tempo se concentra

As etapas não pesam igual. Então, entender onde está a maior parte do esforço ajuda a priorizar:

• Triagem manual: revisar cem currículos um a um é lento e repetitivo.
• Agenda: combinar horários entre candidato e gestor e remarcar conversas consome horas de coordenação.
• Perfil indefinido: sem critérios claros, o RH entrevista mais pessoas do que precisa.
• Documentação: montar o Termo de Compromisso no formato de cada instituição de ensino e coletar as três assinaturas atrasa o início.

O impacto de um processo longo

Dez horas por semana dedicadas a recrutar parecem pouco. Porém, quando essas horas saem de quem cuida de integração ou treinamento, outras entregas atrasam.

Além disso, uma vaga aberta por muito tempo adia o início das atividades planejadas. Da mesma forma, os candidatos mais disputados costumam aceitar a primeira proposta séria. Por isso, um processo organizado ajuda a empresa a contratar bem e no momento certo. Para ver o passo a passo completo, leia como contratar um estagiário.

Como reduzir o tempo para contratar um estagiário

Algumas mudanças simples já aceleram o processo sem abrir mão da qualidade:

1. Padronize a descrição da vaga: crie um modelo que o gestor preenche rápido, com 3 a 5 habilidades essenciais. Nesse ponto, vale ler como escrever a descrição de vaga de estágio.
2. Centralize as candidaturas: use um só sistema, para que os currículos não fiquem espalhados por e-mail e WhatsApp.
3. Mantenha um banco de talentos: assim, a busca não começa do zero a cada vaga.
4. Combine prazos internos: defina limites para retornos e entrevistas, porque isso mantém o ritmo.
5. Conte com um agente de integração: dessa forma, a divulgação, a triagem e o contrato saem das mãos do RH.

Dúvidas comuns sobre acelerar a contratação

Acelerar o processo aumenta o risco de uma escolha errada?

Não necessariamente, já que a velocidade vem de organização, e não de menos cuidado. Na verdade, a demora costuma afastar bons candidatos antes do fim do processo.

E se os gestores não tiverem tempo para preencher o modelo da vaga?

Um modelo bem feito economiza mais tempo do que consome, porque evita entrevistas desnecessárias. Se houver resistência, o RH pode preencher o documento a partir de uma conversa rápida com o gestor.

Vale a pena contar com uma plataforma de estágio?

Compare as horas de RH de uma contratação com o custo da plataforma. Por exemplo, com a estimativa acima e o custo da hora da sua equipe, a conta mostra rapidamente quanto a empresa economiza.

Qual é o primeiro passo para reduzir o tempo para contratar um estagiário?

Comece medindo. Em seguida, anote quanto tempo cada etapa levou na última vaga e ataque primeiro a mais longa, que em geral é a triagem ou a agenda de entrevistas.

Leia também: A dificuldade de preencher vagas e como atrair talentos com estágio e trainee

Próximos passos

Revise a última contratação e anote as horas de cada etapa. Depois, padronize a descrição da vaga e centralize as candidaturas.

Na Vehlor, a vaga é divulgada instantaneamente no Google Jobs, LinkedIn, Catho, Abler e outros canais, e o banco tem mais de 50 mil estudantes. Além disso, a Vih, a IA da Vehlor, trabalha pelo RH dentro do sistema: abre a vaga, filtra os currículos mais compatíveis, agenda as entrevistas e gera o Termo de Compromisso instantaneamente, 100% de acordo com a Lei do Estágio. Depois, ela lança faltas e recesso, faz aditivos, renovações e rescisões, preenche os relatórios de atividade e tira dúvidas sobre a lei, enquanto o time da Vehlor continua disponível. Cadastre sua empresa e abra uma vaga.