Uma boa gestão de contratos de estagiários dá mais controle ao RH, organiza a rotina e mantém a empresa em dia com a Lei do Estágio. Afinal, mesmo com a lei em vigor desde 2008, muitas empresas ainda têm dificuldade com prazos e documentos.
Não importa se a empresa tem um contrato ou mil: a gestão precisa funcionar. Por isso, este texto mostra ao RH e aos gestores um passo a passo para organizar os contratos e aproveitar melhor o programa de estágio.
Conheça a Lei do Estágio
O primeiro passo é conhecer a Lei nº 11.788/2008. Afinal, ela define os direitos e deveres da empresa, do estudante e da instituição de ensino.
Além disso, o estágio não segue a CLT. Ou seja, tudo o que foi combinado precisa estar no Termo de Compromisso de Estágio, assinado pelas três partes. Para ver o que esse documento precisa ter, leia o guia sobre o Termo de Compromisso de Estágio.
Os prazos na gestão de contratos de estagiários
A gestão envolve vários prazos. Por isso, fique atento principalmente a:
- matrícula: confira a matrícula e a frequência do estudante a cada semestre;
- relatório de atividades: envie à instituição de ensino pelo menos a cada seis meses, com vista ao estagiário;
- vencimento do contrato: renove por termo aditivo ou encerre antes do fim;
- limite de dois anos: o estágio na mesma empresa não passa de dois anos, exceto para estagiário com deficiência;
- fim do curso: quando o estudante se forma ou deixa a instituição, o estágio termina.
Com poucos estagiários, uma planilha até ajuda. No entanto, ela não avisa quando um prazo se aproxima, e o controle fica difícil quando há vários contratos com datas diferentes.
Além disso, a lei prevê consequências: a relação fora das regras pode ser reconhecida como emprego, e a empresa reincidente em irregularidades fica impedida de receber estagiários por dois anos.
Revise os contratos periodicamente
O ideal é que o Termo de Compromisso preveja as situações do estágio desde o início. Mesmo assim, surgem mudanças, como troca de supervisor, nova jornada ou novas atividades.
Nesses casos, formalize a mudança por termo aditivo. Assim, o contrato continua refletindo a rotina real, e empresa e estagiário ficam protegidos.
Benefícios de uma boa gestão de contratos de estagiários
Decisões mais seguras
Com os contratos organizados, o RH sabe exatamente o que foi combinado com cada estagiário. Dessa forma, fica mais fácil decidir sobre renovações, efetivações e encerramentos.
Menos retrabalho
Revisões periódicas evitam situações não previstas no contrato. Por isso, o RH gasta menos tempo corrigindo documentos. Para ver como encerrar bem cada ciclo, leia como encerrar um estágio sem gerar passivo trabalhista.
Leia também: Existe um erro de mais de R$ 16 mil escondido nos contratos de estágio
Perguntas frequentes
O que é gestão de contratos de estagiários?
É o controle de todos os documentos e prazos do estágio: Termo de Compromisso, aditivos, matrícula, seguro, relatórios e vencimentos.
Com que frequência conferir a matrícula do estagiário?
A cada semestre, no mínimo. Afinal, o estágio só existe enquanto o estudante está matriculado e com frequência regular.
Planilha resolve a gestão de contratos de estagiários?
Para poucos contratos, ajuda. Porém, ela não avisa prazos nem gera documentos, então um sistema dedicado evita esquecimentos.
Próximos passos
Liste todos os contratos ativos com a data de vencimento, a última conferência de matrícula e o último relatório enviado. Em seguida, resolva primeiro o que vence nos próximos 30 dias.
Na Vehlor, a plataforma valida a matrícula a cada semestre e avisa antes do vencimento de cada contrato. Além disso, a Vih, a IA da Vehlor, faz aditivos, renovações e rescisões, preenche os relatórios de atividade e mostra a situação de cada contrato, e o time da Vehlor continua disponível. Cadastre sua empresa e abra uma vaga.
