O contrato está perto do fim. Pode ser o prazo do Termo de Compromisso chegando, um pedido do estudante ou uma decisão da empresa. O processo seletivo foi cuidadoso, o TCE tem as três assinaturas e os relatórios foram entregues. Agora, falta encerrar o estágio com o mesmo cuidado.
Por isso, reunimos aqui o que o RH precisa fazer para encerrar um estágio com segurança jurídica e sem deixar documento pendente. Este guia é para gestores e equipes de RH que querem fechar o ciclo do jeito certo, seja qual for o motivo do encerramento.
Por que encerrar um estágio exige atenção
Muita gente enxerga o estágio como algo simples: o estudante entra, aprende e sai. De fato, o estágio é mais leve de operar do que um contrato CLT. Mesmo assim, ele tem regras próprias até o último dia.
A Lei nº 11.788/2008 define obrigações que vão até o desligamento. Quando alguma delas fica de fora, a Justiça do Trabalho pode reconhecer relação de emprego. Nesse caso, a empresa passa a dever FGTS, 13º salário, férias e outros direitos de empregado referentes a todo o período.
A boa notícia é que esses pontos são conhecidos. Portanto, com método e um checklist simples, a empresa consegue encerrar um estágio sem gerar passivo trabalhista.
Checklist para encerrar um estágio sem pendências
Antes de qualquer comunicado, reúna e revise estes documentos:
- Termo de Compromisso de Estágio (TCE) assinado pelas três partes: empresa, estudante e instituição de ensino;
- termo de realização do estágio (art. 9º, V), entregue ao estagiário no desligamento, com o resumo das atividades, os períodos e a avaliação de desempenho;
- plano de atividades atualizado, de acordo com o que o estagiário de fato fez;
- relatórios de atividades enviados à instituição de ensino pelo menos a cada seis meses (art. 9º, VII), com vista obrigatória ao estagiário;
- declaração de matrícula e frequência regular na instituição de ensino;
- indicação do supervisor, funcionário do quadro da empresa;
- comprovante do seguro contra acidentes pessoais, válido durante todo o estágio.
Além disso, confira bolsa, auxílio-transporte e seguro. No estágio não obrigatório, bolsa-auxílio e auxílio-transporte são obrigatórios. Já no estágio obrigatório, esses valores são facultativos.
O seguro contra acidentes pessoais, por outro lado, vale para as duas modalidades. No estágio não obrigatório, quem contrata é sempre a empresa. No obrigatório, a instituição de ensino pode contratar, mas a empresa precisa confirmar que isso aconteceu, porque a responsabilidade volta para ela se a faculdade não contratar.
Por fim, confira o recesso. Todo estagiário tem direito a 30 dias de recesso a cada ano de estágio, ou a um período proporcional quando o contrato dura menos de um ano. Quando há bolsa, o recesso é remunerado, e a lei pede que ele seja concedido de preferência nas férias escolares.
Motivos para encerrar um estágio e como tratar cada um
O estágio pode terminar por três caminhos. Assim, cada um pede alguns cuidados específicos.
Término natural do contrato
É o cenário mais simples. O contrato chegou ao prazo do TCE e não haverá renovação. Então, a empresa formaliza o encerramento por escrito, entrega o termo de realização do estágio, avisa a instituição de ensino e arquiva a documentação. A lei não exige aviso prévio, mas a comunicação formal protege todas as partes.
Desligamento antecipado pela empresa
A empresa pode encerrar o estágio antes do prazo. Ainda assim, registre o motivo por escrito e colete a assinatura do estudante no comunicado. Em seguida, entregue o termo de realização do estágio e avise a instituição de ensino no prazo combinado no TCE.
Pedido de desligamento pelo estudante
O estudante pode encerrar o estágio a qualquer momento, desde que comunique a empresa. Mesmo assim, peça a formalização por escrito, porque um e-mail com confirmação de recebimento já serve como registro. Além disso, a entrega do termo de realização do estágio continua obrigatória.
O limite de dois anos e a recontratação
De acordo com o artigo 11 da lei, o mesmo estudante pode estagiar na mesma empresa por até dois anos. A exceção é o estagiário com deficiência, que pode passar desse prazo.
A lei também não proíbe chamar de volta um ex-estagiário. Para isso, o estudante precisa continuar matriculado, e a soma dos períodos na mesma empresa não pode passar de dois anos. Por exemplo, quem estagiou seis meses e saiu pode voltar, desde que respeite esse limite total.
Por isso, registre com precisão as datas de início e fim de cada contrato. Dessa forma, o RH avalia qualquer retorno com base em dados corretos.
Dúvidas que aparecem na hora de encerrar um estágio
Duas situações costumam gerar dúvida no RH. Vale olhar cada uma com calma.
“O estagiário pediu para sair, então não preciso de nada por escrito.” Na verdade, precisa. O registro formal evita divergência sobre data e condições do desligamento. Além disso, a lei exige a entrega do termo de realização do estágio, não importa quem pediu o encerramento.
“Não preciso avisar a instituição de ensino, porque o contrato acabou.” A instituição de ensino assina o TCE. Logo, ela precisa saber sempre que o estágio termina, seja no prazo ou antes dele. Assim, o histórico acadêmico do estudante fica correto e a documentação da empresa também.
Na Vehlor, o encerramento já sai pronto: a rescisão inclui o encerramento do TCE e o termo de realização do estágio em um só documento. Além disso, a plataforma valida a matrícula a cada semestre e avisa antes do vencimento de cada contrato. Para entender como a gestão funciona no dia a dia, veja o post sobre como facilitar a gestão de contratos dos seus estagiários.
O que a empresa ganha ao encerrar um estágio com método
Os relatórios de atividades e o termo de realização mostram que o estágio teve conteúdo formativo do começo ao fim. Ou seja, eles são a melhor forma de comprovar que a relação foi de estágio, e não de emprego.
Outro ponto que protege a empresa é a redução de jornada nas provas. Conforme o artigo 10, § 2º, a carga horária cai pelo menos pela metade nos períodos de avaliação, desde que o estudante apresente o calendário da instituição de ensino.
Em resumo, um processo de encerramento com checklist e comunicação formal com a instituição de ensino é o caminho mais seguro. Isso vale para empresas de qualquer porte. Depois, para começar bem o próximo ciclo, veja o que preparar para o primeiro dia do estagiário.
Perguntas frequentes
O aviso prévio é obrigatório para encerrar um estágio?
Não. A lei não prevê aviso prévio no fim do estágio, seja no prazo ou antes dele. Mesmo assim, a formalização por escrito é recomendável, e a entrega do termo de realização do estágio é obrigatória.
O que acontece se o estudante deixar de estar matriculado?
A matrícula e a frequência regular na instituição de ensino são requisitos do estágio. Então, se o estudante se formar, trancar ou deixar o curso, o estágio termina. Manter as atividades depois disso pode caracterizar relação de emprego.
Quantos estagiários um supervisor pode acompanhar?
Conforme o artigo 9º, III, cada supervisor pode orientar até dez estagiários ao mesmo tempo. Essa regra é diferente da cota de estagiários por estabelecimento, do artigo 17, que não se aplica a estágio de nível superior nem de nível médio profissional.
O recesso pode ser pago em dinheiro no encerramento?
A lei não trata do recesso não usufruído. Na prática, quando o contrato termina antes de o estudante tirar o recesso proporcional, as empresas costumam pagar esses dias, porque isso evita questionamento depois.
Por quanto tempo guardar a documentação?
O recomendado é guardar tudo por pelo menos cinco anos, já que uma ação trabalhista pode chegar até dois anos após o fim do contrato e alcançar os cinco anos anteriores. O arquivo inclui TCE, termo de realização, relatórios, declaração de matrícula, seguro e comunicados de desligamento.
Próximos passos
Antes do próximo encerramento, use o checklist deste guia. Em seguida, formalize o desligamento por escrito e avise a instituição de ensino.
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